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# Modern Outlook Add-In für Proffix

Modernes Outlook Add-In für Proffix welches auf allen Geräten (Web, Windows und Mobile) funktioniert

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# Features

  • Add-In funktioniert in allen Outlook Versionen (Webclient, Windows, Outlook App)
  • Anzeigen von Adressen, Kontakten inkl. Zusatzfeldern
  • Anzeigen und Erstellen von Notizen
  • Abrufen von erstellten Dokumenten (Rechnungen, Lieferscheine, etc..) als PDF
  • Ablegen von Dokumenten als Rechnungsbeleg (zum Einlesen) ***
  • Upload / Download von Adressdokumenten-/dateien
  • Direkter Upload von Emailanhängen zu Adressdokumenten
  • Schnelle und unkomplizierte Installation - basiert auf Proffix REST-API

*** benötigt die kostenlose Proffix REST-API Erweiterung Outlook Add-in Helper Service

# Installation

Die Erweiterung ist sekundenschnell installiert:

Via Outlook (Windows): Zur Anleitung (opens new window)

Via Outlook (Webclient): Zur Anleitung (opens new window)

Bei der Installation die Installationsart Von URL installieren auswählen und dann folgenden URL eingeben:

https://outlookpx.pitw.ch/manifest.xml

TIP

Die Installation via Outlook Webclient wird empfohlen. Anschliessend ist das Add-In in allen Versionen von Outlook verfügbar

# Add-In öffnen

Das Add-In kann je nach Client und Outlook - Version anders geöffnet werden:

Ansicht in Outlook Webclient

Ansicht in Outlook für Windows

Ansicht in Outlook Mobile / Outlook App

# Konfiguration

# Demo verwenden

Das Add-In kann mit Klick auf den blauen Demo - Button mit der Proffix Demo API getestet werden. Ansonsten muss hier die URL Ihrer Proffix Rest-API eingetragen werden (SSL Zertifikat ist zwingend)

Sollten Sie die Volumenlizenzierung der Proffix Rest - API verwenden (empfohlen) muss der Switch Volumenlizenz verwenden gesetzt werden.

# Roaminprofile

Im Normalfall werden sämtliche Konfigurationsdaten nur im lokalen Speicher Ihres Browser gespeichert. Wenn der Haken bei Romaingprofile verwenden gesetzt wird, werden die Daten mit Ihrem Exchange - Server / Office 365 Server synchronisiert und stehen automatisch auch anderen Geräten mit Ihrem Account zur Verfügung.

# Adressen / Kontakte suchen

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# Dokumente anzeigen

Direkt aus dem Add-In heraus können sämtliche in Proffix verfügbaren Dokumente als PDF heruntergeladen werden. Mit einem kleinen Filter können Dokumente zudem nach Dokumenttyp eingeschränkt werden.

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# Rechnungen / Kreditoren einlesen

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Öffnen Sie ein Mail mit einem PDF - Beleg und anschliessend das Add-In. Es wird automatisch der Reiter Emailanhänge angezeigt. Mittels Klick auf den blauen Button wird der angehängte Beleg via Erweiterung der Rest-API direkt in Ihren Ordner für offenen Kreditoren abgelegt und kann anschliessen in Proffix mittels Funktion Beleg einlesen verarbeitet werden.

TIP

Das Ablagedatum wird für das Dokument auf dem Email gespeichert - so lesen Sie keine Duplikate ein.

# Dateien und Dokumente hochladen

Direkt aus dem Outlook Add-In können Dateien oder Dokumente in die Adressdokumente von Proffix hochgeladen werden.

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# Dokumentgruppe

Identisch mit Dokumentgruppe in Proffix Adressen.

# Emailanhänge ablegen

Wechselt zwischen Upload - Funktion und direktem Upload von Emailanhängen. Emailanhänge können direkt via Dropdown ausgewählt werden.

# Add-In anpinnen

Das Add-In kann sowohl in Outlook für Windows als auch im Outlook Webclient angepinnt werden:

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Der Inhalt des Add-Ins wechselt dynamisch zwischen den ausgewählten Elementen.

# Hilfsservice / Erweiterung Proffix Rest API

Die Erweiterung für die Proffix Rest API Outlook Add-In Helper Service ist kostenlos.

Sie ermöglicht das Ablegen von Dokumenten via Proffix Rest-API in frei definierbaren Ordnern.

Die Authentifzierung erfolgt direkt über die Proffix Rest-API.

Die Erweiterung kann hier kostenlos heruntergeladen werden. (opens new window)

# Konfiguration


{

 "Storages": [{
  "Mandant": "DEMODB",
  "Path": "C:\\Share\\DEMODB\\Kreditoren"
 }],
 "PortExtension": 12333

}

Die Konfiguration ist sehr einfach gehalten.

PortExtension ist der Port welche die Erweiterung zur Kommunikation mit der Proffix Rest - API nutzt.

Storages sind die für die Mandanten vorgesehenen Ordner zur Ablage von einzulesenden Rechnungen.

# Installation als Dienst

Das Tool kann mittels des Parameters install als Dienst installiert werden.

Empfohlen wird als Installationsort derselbe Server wo auch die Proffix REST-API liegt.

  1. Unter C:\ einen neuen Ordner erstellen; z.B. OutlookAddInHelper
  2. Das Tool in den entsprechenden Ordner kopieren
  3. Per Doppelklick das Tool einmal ausführen - die erforderlichen Hilfsdateien werden automatisch im selben Ordner erstellt
  4. Das config.json anpassen. Wichtig hier v.a. die Auswahl eines freien Ports - dieser muss grundsätzlich nicht freigegeben werden, da der Dienst / Proffix REST-API nur lokal miteinander kommunizieren.
  5. Anschliessend das Tool mittels Doppelklick noch einmal ausführen. Die extension.zip wird automatisch an das config.json angepasst.
  6. Nun kann das Tool mittels Parameters install als Dienst installiert werden. Dazu einfach die Kommandozeile / CMD als Administrator öffnen, zum Pfad des Tools navigieren und dieses mit folgendem Befehl installieren:

OutlookAddinHelperService.exe install

Anschliessend unter Dienste prüfen ob der Dienst läuft bzw. erstmalig starten

# Konfiguration als Proffix REST-API Erweiterung

Den Proffix REST-API Manager und die gewünschte Instanz öffnen.

Dann mittels Klick auf den markierten Button das extension.zip aus dem oben erstellten Ordner auswählen und installieren.

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Anschliessend die REST-API neu erstellen lassen.

← Kreditoren Helper Proffix →